Enligt gammal statistik sägs det att två tredjedelar av alla projekt leder inte till det som det är tänkt att leda till. Det innebär ett otroligt slöseri med både tid och resurser av personal. Därför, ska resurserna användas på rätt sätt, bör de projekt som man faktiskt sätter igång föras i hamn. Det visar sig många gånger att man har hoppat på projekt, där man inte har rätt kurs utstakad för sig. Man vet inte vad som ska uppnås, vem som ska utföra det eller vilka resurser de har tillgång till. Därför finns det datorprogram som ger dig rätta projektverktyg för att leda och organisera det rätt.
Detta är vad du behöver
1.Datorprogram som stöd för projektet
Det finns verktyg för dem som ska leda projekt. Ett projekt kan liknas vid en organism, som både lever och växer eller dör. Som med andra organismer kan det plötsligt leva sitt eget liv och du inser att du har mist kontrollen över det. Då gäller det att ta kontrollen över projektet innan det har gått så långt att du har mist det. Ett datorprogram som hjälper dig med strukturen visar att du är på rätt väg och hjälper dig att kontrollera att du fortsätter att ha det.
2. Fördela arbetsuppgifterna
Det är antagligen du som ska leda hela projektet, och som med vilket annat ledarskap som helst gäller det att du har målet klart för dig och leder de andra mot det målet. Har inte du det, kan du räkna med att de andra famlar i blindo. Det innebär att ingen vet hur projektet går, vart det ska leda eller när projektet är klart. När du väl har bestämt VAD som ska uppnås, bör du bestämma VEM som ska göra vad.
3. Bestäm organisation och struktur
Eftersom det är du som ska leda projektet är det du som måste fatta beslut om ur organisationen ska se ut. Hur ser strukturen ut? Vem bestämmer över vem? Vem fattar beslut då man måste göra det? Ska alla komma till dig för att du ska fatta besluten? Det låter som tidsödande, då är et bättre att låta var och en fatta de små besluten, men överlåta till dig att fatta de stora besluten. Var tydlig med vad de får bestämma själva och vad de bör överlåta till dig som projektledare.
4. Ta reda på resurser och fördela dem rätt
När du väl har fått en struktur och organisation för projektet är det dags att ta reda på om var och en har rätta resurserna för att kunna genomföra sin arbetsuppgift. Utan resurser, blir det omöjligt att arbeta. Ibland ser man byggarbetsplatser som står helt stilla, för att de inte har det byggmaterial som de behöver för att kunna bygga. Varje dag som går är ett oerhört slöseri på resurser. Så kan man inte göra. Det är helt bortkastat.
5. Gör alltid uppföljningar
När väl projektet är igång, bör du som projektledare hela tiden göra relevanta uppföljningar. Om du har gett någon arbetsuppgifter, bör du kontrollera att de är gjorda, att resultatet uppnåtts och så vidare. Be dem som arbetar med projektet att dokumentera på rätt sätt, så att du har svart på vitt att allt som ska göras blir gjort.